Être adjoint administratif chez SOQUIJ c'est...
Vous avez...
- produire et vérifier la facturation, les réclamations de débours ainsi que les bons de commandes
- rédiger la correspondance courante, les lettres aux clients et les notes de service internes
- voir à la préparation, à l’organisation et à la tenue de divers événements, comités et réunions
- organiser les déplacements et les réservations nécessaires ainsi que les inscriptions des membres de la direction à des formations ou des événements extérieurs
- planifier l’horaire des réunions de la direction, convoquer les membres, préparer l’ordre du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des dossiers
- maintenir à jour un système de classement des dossiers et fournir un soutien pour la gestion des dossiers électroniques
- collaborer à la préparation du budget et des états financiers
- créer et mettre à jour divers documents, fichiers ou rapports et registres de statistiques
- créer et maintenir des modèles et des formulaires électroniques
- compléter et mettre à jour les différents registres implantés dans le cadre de la gestion contractuelle
- recevoir et distribuer le courrier postal, expédier et récupérer les colis et les envois par messager pour la direction
- agir en tant que personne ressource auprès des membres de la direction en ce qui a trait à l’utilisation avancée des logiciels bureautiques et de certaines applications de systèmes internes
Vous avez...
- un diplôme d’études secondaires (DES) en plus d’une formation spécialisée d’au moins un an (DEP) ou l’équivalent
- un minimum de 5 ans d’expérience dans des fonctions similaires
- une excellente connaissance du français, tant à l’oral qu’à l’écrit
- une maîtrise du logiciel Excel
- une très bonne connaissance de la Suite Office
- un sens de l’initiative
- un sens de l’organisation