Être technicien(ne) en administration chez SOQUIJ c'est...
Vous avez...
- Tenir à jour pour la direction les différents registres implantés dans le cadre de la gestion contractuelle, qu’il s’agisse de l’inscription des contrats ou de la préparation de bons de commande et de leur suivi afin de respecter la reddition de comptes exigée par les autorités gouvernementales.
- Analyser, proposer, négocier et effectuer les demandes de prix et l’achat de certains produits, de fournitures ou de matériel informatique auprès de divers fournisseurs, et ce, selon les spécifications de la direction.
- Préparer les soumissions, les bons de commandes, les fiches d’autorisation et les contrats.
- Vérifier les factures, les arrimer aux bons de commande et effectuer le suivi de la réception ainsi que des retours de marchandises et des dépenses.
- Effectuer le décompte des heures et les suivis financiers relatifs aux mandats de services professionnels et aux contrats externes.
- Consolider les données de la direction pour différentes redditions gouvernementales.
- Effectuer le suivi des contrats de service ainsi que la mise à jour de l’inventaire des équipements, des licences et des renouvellements contractuels.
- Respecter les politiques et les règles gouvernementales et se tenir informé des changements.
- Collaborer à la préparation du budget et des états financiers en mettant en forme et en remplissant les différents fichiers devant être fournis aux services administratifs.
- Maintenir à jour un système de classement des dossiers et fournir un soutien pour la gestion des dossiers électroniques.
- Préparer divers rapports et registres de statistiques pour sa direction.
- Agir en tant que personne-ressource auprès des membres de l’équipe de gestion quant aux questions relatives aux données et statistiques contractuelles, qu’il s’agisse de contrats de licences, de consultations ou autre.
- Rédiger la correspondance courante, les lettres aux clients et les notes de service internes.
- Corriger les documents provenant de l’équipe.
- Organiser les déplacements et les réservations nécessaires ainsi que les inscriptions des membres de la direction à des formations ou à des événements extérieurs.
- Participer à la rédaction et à la mise à jour de guides d’utilisation (téléphonique, bureautique, etc.).
Vous avez...
- Un diplôme d’études collégiales (DEC) en administration;
- Un minimum de trois années d’expériences dans un rôle similaire;
- Une maîtrise de Microsoft 365, et particulièrement de SharePoint;
- Une connaissance d’un système de progiciel de gestion intégré;
- Une très bonne connaissance de Word, Excel et PowerPoint;
- Une connaissance de base des principes comptables (postes budgétaires, bons de commande, réconciliation de comptes, etc.);
- Une connaissance des processus des appels d’offres;
- Une excellente connaissance de la langue française;
- Une connaissance des méthodes de classement (papier et électronique) et suivi des dossiers.
- Des habiletés de rédaction.
- Un sens d’organisation.
- De l’initiative de simplification et d’automatisation.
- De l’autonomie et minutie.
- Un sens des responsabilités et rigueur.