Adjoint(e) administratif(ive) de direction

Relevant de la directrice de l’innovation et de l’intelligence juridique et judiciaire, la personne titulaire du poste est responsable d’assurer un soutien administratif à l’ensemble des directions de la Société. Elle doit notamment :

 

• Produire et vérifier la facturation, les réclamations de débours ainsi que les bons de commandes ;
• Récupérer et distribuer le courrier postal, expédier et récupérer les colis et les envois par messager;
• Rédiger la correspondance courante, les courriels, les lettres destinées aux clients et les notes de service internes ;
• Collaborer à la préparation, à l’organisation et à la tenue de divers comités, réunions et événements, incluant ceux en lien avec le Centre de formation ;
• Organiser les déplacements et les réservations nécessaires ainsi que les inscriptions des employés à des formations ou des événements extérieurs ;
• Planifier l’horaire des réunions de la direction, convoquer les membres, préparer l’ordre du jour, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des dossiers ;
• Maintenir à jour un système de classement des dossiers et fournir un soutien pour la gestion des dossiers électroniques ;
• Créer et mettre à jour divers documents, fichiers, tableaux Excel, rapports et registres de statistiques ;
• Compléter et mettre à jours les différents registres dans le cadre de la gestion contractuelle (inscriptions des contrats, préparation de bons de commande et suivis);
• Effectuer des demandes de prix, l’achat de certains produits, l’acquisition de fournitures ou de matériels informatiques et réceptionner les commandes ;
• Procéder à l’acquisition, au renouvellement et au suivi des contrats de service, à la mise à jour de l’inventaire des équipements et des licences;
• Effectuer le décompte des heures et les suivis financiers pour les mandats en services professionnels et contrats externes;
• Collaborer à la préparation du budget et des prévisions financières ;
• Créer et maintenir des modèles et des formulaires électroniques.

Exigences

• Diplôme d’études secondaires (DES) en plus d’une formation spécialisée d’au moins un an (DEP) ou l'équivalent ;
• Minimum de 5 ans d'expérience dans des fonctions similaires ;
• Excellente connaissance du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Maîtrise du logiciel Excel ;
• Très bonne connaissance de la suite Microsoft Office ;
• Bonne connaissance de la gestion documentaire (SharePoint);
• Connaissance des règles en gestion contractuelle;
• Esprit de collaboration ;
• Sens de l'organisation et des priorités ;
• Faire preuve de rigueur et de minutie.

SOQUIJ souscrit à un programme d’accès à l’égalité en emploi dans le but de favoriser la diversité des expériences et des cultures au sein de notre Société. À cette fin, nous invitons les femmes, les personnes issues des minorités visibles ou ethniques, les personnes handicapées et les autochtones à poser leur candidature et à s’identifier comme faisant partie d’un de ces groupes. Les personnes en situation de handicap qui le désirent peuvent obtenir des mesures d'adaptation pour le processus de présélection et de sélection en communiquant par courriel.